파워포인트 - 빠른 실행 도구모음 설정 편

얼마전에 다른 포스팅을 하는데 파워포인트를 쓸 일이 있어서 급하게 그림을 그린 적이 있습니다. 파워포인트는 아무리 봐도 정말 대단한 프로그램입니다. 최근에는 휴대폰에서도 무료로 사용이 가능해서 종종 활용하고 있습니다. 아이폰을 사용중인데 MS Office 제품군을 무료로 사용할 수 있다고 합니다. 앱스토어에 표시되기로는 iPad Pro에서는 사용이 가능하지만 30일간 무료이고, 이후에는 유료로 사용이 가능하다고 하고, 아이폰에서는 무료로 사용이 가능하다고 합니다. 그래서 One drive와 함께 유용하게 활용하고 있습니다. 오늘은 파워포인트 빠른 실행 도구 모음 설정에 관련해서 포스팅하려 합니다. 파워포인트는 2003년 부터 자의 반 타의 반 많이 다룰 수 밖에 없어서 많이 친숙하고 노하우가 많이 쌓였다고 생각합니다. 파워포인트도 점점 발전해가면서 사용자가 사용하기 편하게 진화하고 있습니다. 그중에 "빠른 실행 도구 모음"은 파워포인트 작업 속도를 업그레이드 시켜주는 아주 유용한 툴입니다. 저는 지금 직장생활 7년차이며, 파워포인트로 발표, 교육, 보고서 매우 다양한 형태로 사용해 왔습니다. 이번 포스트는 직장인들이 알아두면 매우 좋은 팁입니다.

빠른 실행 도구 모음에 대해서 알아보겠습니다. 파워포인트를 실행하면 좌측 상단에 모여있는 아이콘들 입니다. 빠른 실행 도구 모음은 말 그대로 빠르게 실행하기 위해서 모아 놓은 도구들을 말하는데, 본인이 직접 자주사용하는 것들을 설정 할 수 있습니다. 파워포인트 초기 설정은, "저장", "인쇄미리보기", "실행취소", "다시실행" 정도 기본이 세팅되어있습니다. 그런데 참 웃긴것이, 위 네가지는 사람들이 가장 많이 아는 단축키죠, 저장은 Ctrl+S, 인쇄 Ctrl+P, 실행취소 Ctrl+Z, 다시실행 Ctrl+Y 이렇게 많은 사람들이 아는 것들으르 빠른 실행도구모음에 디폴트로 넣어뒀습니다. 활용도가 현저히 떨어집니다. 개인적인 생각은 "빠른 실행 도구 모음"은 활용도가 높으면서 막상 찾으려면 생각이 잘 안나면서 찾기가 어렵거나 기본적으로 안보이는 곳에 있는 그런 것들을 빼놓아서 신속하게 활용할 수 있어야 하고, 단축키도 알지만 가끔식 단축키가 생각이 안날 때 클릭할 수 있는 것들로 구성하는 것이 가장 좋다고 생각합니다.

 

그리고 기본적으로 위에 있는 저 아이콘들이 막상 사용하려면 눈에 잘 안들어와서 저는 위치를 이동시켜서 사용합니다. 아래 사전 처럼 "빠른실행도구모음"의 우측 에 화살표를 클릭하면, 사용자 지정이 나오는데 거기서 "리본 메뉴 아래에 표시(S)"를 누르면 아래쪽으로 이동합니다.

이렇게 내려 두면 눈에 잘 띄고 좋습니다. 그리고, 빠른 실행 도구 모음은 단축키가 아닌데도 단축키 역할을 합니다. 아래 사진을 보시면 숫자와 알파벳이 나옵니다. 파워포인트 사용 중에 그냥 Alt 키를 눌러 주면 나옵니다. 예전과는 다르게 누르고 있을 필요도 없고, Alt 한번 톡 눌러주면 숫자가 뜨고, 숫자를 눌러주면 실행이 됩니다. 참 잘만들었습니다.

"빠른 실행 도구 모음"을 설정하는 방법은 두가지가 있습니다. 첫번째로 빠른실행도구모음에 화살표를 눌러서 "기타명령"으로 들어가서 필요한 도구들을 설정해주는 방법입니다.

 

파일-옵션 루트로 들어와도 화면은 같은 화면이 나옵니다.

필요한 도구들을 찾아서 "추가" 버튼을 눌러서 넣어 주고 "확인"을 눌러주면 완료 됩니다. 그런데, 파워포인트에 익숙하지 않은 사람이라던가, 사용 하는 도구가 뭔지는 아는데 이름을 모르겠거나 하면 찾기가 참 어렵습니다. 그럴 때 두번 째 방법이 있습니다.

 

사진 처럼 각 메뉴의 오른 쪽 하단에 화살표 모양이 있습니다. 저모양을 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 합니다. 그리고 빠른 실행 도구모음에 추가를 해주시면 됩니다.

자 그러면, 그런분들이 계실겁니다. 비지니스를 할 때 출장을 자주 다닌다거나, 어디서 교육을 많이 한다거나 할 때 프레젠테이션 자료를 급하게 수정해야한다거나, 장시간 문서를 작성해야한다거나 하는 분들이 계실텐데, 본인 PC는 데스크탑이라면 다른곳에 가서 공용PC라던가 다른사람의 PC를 사용해야 하는 경우가 많은 분들이 계실겁니다. 제가 딱 그렇습니다. 업무용은 데스크탑이고, 출장 시에는 회사에서 대여해주는 Laptop을 빌려서 가곤 하는데, 당연히 대여용이기 때문에 파워포인트 설정은 Default 값이 설정되어있을 것입니다. 저는 이럴 때를 대비해서 저의 "빠른 실행 도구 모음"을 이메일에 저장하고 다닙니다.

아까전에 봤던 화면입니다. 빠른실행도구모음 설정하는 곳인데, 우측 하단에 보면 "가져오기/보내기" 가 있습니다. "모든 사용자 지정 항목 내보내기"를 클릭합니다.

 

이렇게 원하는 곳에 저장하고, 개인 이메일로 보내놓고, 언제 어디서나 필요할 경우에 받아서 "사용자 지정 파일 가져오기"를 해서 사용합니다. 파일 이름이 [Powerpoint Customization.exportedUI ] 입니다. 파일 이름이 참 알기 쉽게 만들어뒀습니다. Customization된 exported 한 User Interface 파일이다. 뭐 대충 이런 뜻인가 봅니다.

 

아이콘 이미지가 없어 그냥 하얀색 파일모양입니다. 이렇게 개인 이메일에 넣어두고 사용해 보면 정말 좋습니다. 언제 어디서나 나에게 맞게 설정된 파워포인트를 다룰 수 있기 때문에 급할 때도 불편함 없이 사용할 수 있어서 매우 유용하고, 어쩔 때는 감탄도 하고 그렇습니다. 어쩌다가 사외에서 교육을 하게 된 적이 있는데, 급히 수정해야할 부분이 많이 발생했었습니다. 강의 30분 전에 도착해서 저의 "빠른 실행 도구 모음"을 불러와서 설정하고 문서를 편집하는 것을 어떤분이 보신적이 있습니다. 어떻게 그런걸 다 아는지 궁금하다고, 회사에서 가르쳐준거냐고 물어보신적이 있습니다. 안타깝게도 회사에서는 이런 교육을 시켜주진 않습니다. 신입사원 때 프레젠테이션을 잘하는 방법 같은 교육은 받은 적 있으나, 그런 교육들은 당시에도 지금도 화려함을 강조하거나, 당시의 프레젠테이션 트렌드를 따라 교육 받은 적이 딱 한번 있었던것 같습니다. 물론 강의하신 분은 파워포인트로 움직이는 케릭터도 만들 정도로 능력자였지만, 지금 7년차 직장생활 하는데 사실 활용적이지 못한 것들이었습니다.

 

회사에서는 빠르고 정확한 보고서를 원하는 경우가 더 많았으며, 색감이라던가 비주얼은 빔프로젝트로 쏘게 되면 제가 표현하고 싶었던 그런 화면이 나타나지 않습니다. 심플하면서도 알아보기 쉽고, 이해하기 쉬운 그런 보고서를 빠르고 정확하게 만들어 내기를 원하고, 프레젠테이션은 수치와 테이블, 사진이 많은 그런 것들이 대부분이었습니다. 물론, 하는 일마다 다릅니다. 그러나 항상 바쁘고 야근이 많고, 시간을 다투는 일을 하는 분들은 빠르고 정확한 보고서 작성에 사활을 거는 경우가 많습니다. 그리고 성격 급한 윗분이 한분이라도 있다면, 프레젠테이션 자료를 창작해서 만들어내기란 정말 어렵습니다. 그래서 많은 분들이 파워포인트 템플릿을 구하고 있지만, 마음에 들지 않습니다. 그리고 유명한 블로거의 템플릿은 저작권이 문제가 되거나, 너무 많이 유포되거나, 내가 작성하려는 보고서와 맞지 않습니다. 정작 필요할 때 없다는게 참 환장할 노릇일 겁니다. 그럴 때, 빠른 손놀림은 자신도 모르는 힘이되고, 그게 능력이 될 수 있습니다. 이 빠른 실행 도구 모음은 파워포인트 2007인지 그 이전부터인지 기억이 잘 나지 않습니다. 저는 현재 2013을 사용하고 있지만 2007 버전 부터 이 기능이 사용 가능하니 활용해주시고 도움이 되었으면 좋겠습니다. 저는 파워포인트와 전혀 관련된 업무를 하지 않습니다만, MS Office를 군대, 대학교, 회사 에서 많이 친숙하게 사용해야 했고, 스스로 공부하여 쌓은 노하우 입니다. 처음 파워포인트 공부할 때는, 아무거나 따라서 만들어보고, 하루 날잡아서 파워포인트에 있는 모든 기능들을 다 한번씩 해본 적도 있습니다. 가끔 직장인분들에게 도움이 될만 한 팁들을 종종 올려볼 생각입니다. 자주 찾아주시면 도움이 되리라 생각 됩니다. 이런 파워포인트로 스트레스 받지 않기를 바랍니다. 긴글 읽어주셔서 고맙습니다.

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