파워포인트 - 8가지 유용한 도구

지난 "빠른 실행 도구 모음" 편에 이어서 그렇다면 그 빠른 실행 도구 모음에 어떤걸 넣어두면 유용한지 제가 사용하는 예를 들어서 설명하려 합니다. 개인마다의 차이가 있고, 바로 그 개인마다의 차이 때문에 활용하는게 상당히 달라지는게 바로 빠른 실행 도구 모음이기 때문에, 꼭 이렇게 해라가 아니라 유용하게 활용 할수 있으니 참조해 주셨으면 한다는 뜻으로 글을 쓰게 되었습니다. 물론 저도 저의 지식을 백업 하는 차원도 있습니다. 지난 설정 편에서 말씀드렸었는데, 저는 파워포인트를 여러가지 용도로 사용하는 환경속에 있습니다. 흔히들 파워포인트로 프레젠테이션을 많이 하겠지만, 이번 빠른 실행 도구 모음에 소개드릴 것들은 프레젠테이션 보다는 빠른 문서 작성에 도움이 되는 것들로 구성되어 있습니다.

[제가 사용하는 빠른 실행 도구 모음]

 

좌측부터 8가지 

1. 인쇄 미리 보기/인쇄
2. 그림 삽입
3. 서식 복사
4. 맞춤
5. 도형 서식
6. 그림 압축
7. 정렬
8. 단락 

9번째는 빠른 보고서작성과는 거리가 있어서 별도로 포스팅 하겠습니다. 기타 10번째는 맞춤법검사, 11번째는 표 테두리 입니다. 10, 11번은 비교적 사용 빈도가 적은 편입니다. 이 8가지 도구들은 별것 아닌것 같아도 보고서 작성의 빠른 속도와, 적어도 외형적인 부분에서의 완성도를 단시간에 높이는데에 많은 도움이 되실것이라 생각됩니다. 이제 하나 하나 알아보겠습니다.

 

1.인쇄 미리 보기/인쇄 인쇄 미리 보기는 모르는 사람이 있으면 더 신기할 정도인 Ctrl+P 가 있습니다. MS Office에 있는 제품군들은 모두 다 인쇄 화면에서 미리보기가 가능하도록 되어있습니다. 그런데 아시다시피 Ctrl 과 P 는 거리가 멀어서 손이 큰 사람이 아니면 양손을 쓰는 경우가 많습니다. 그리고 인쇄를 위한게 아니라 미리보기를 위한 것이라면 빠른 보기와 빠른 취소가 도움이 되겠습니다.(오른손잡이일 경우에) 왼손으로 Alt+1로 확인하고 다 보고 나면 ESC 를 눌러서 원래 화면으로 빠르게 돌아옵니다.

 

2. 그림 보고서는 만드는 주제와 팀장의 성향에 따라서 사진이 많이 들어가기도 하고 안들어가기도 합니다. 저는 사진을 많이 넣는 편입니다. 폴더에 사진을 넣어두고 필요할 때 마다 들어가서 찾아서 쓰는 타입인데요, 그럴 때 마다 메뉴의 삽입탭에서 사진을 찾아서 눌러주는게 은근귀찮기도 합니다. 지금 작업 중이던 것에 따라서 상단 메뉴가 다른것으로 돌아가있는 경우가 많아서 저는 주로 빠른실행도구모음에 넣어두고 Alt+2 로 사진을 찾아 쓰는 경우가 많습니다. 그리고 막상 사진을 넣으려고 생각하다가 뭘 눌러야 할 지 까먹는 경우도 많아서, 빠른 실행 도구 모음을 애용합니다.

 

3. 서식 복사 서식복사는 파워포인트 쫌 할줄 안다는 사람들은 이제 달 알고 있습니다. 단축키는 Ctrl + Shift + C (서식복사) / Ctrl + Shift + A (서식 붙혀넣기) 입니다. 한 때는 그래도 좀 할줄아는 사람만 알았는데, 이제는 대부분의 사람들이 알고있는 단축키 입니다. 그런데 저는 파워포인트도 엑셀도 서식복사를 3번으로지정해두고(Alt+3) 주로 사용합니다. Ctrl + Shift 와 동시에 C 나 V를 눌러야 하는 손가락이 마비가 올것만 같은 자세가 오래 쓰다보면 조금 버벅거리기도 하고, 꼭 세 키중에 하나는 안눌러지는 경우가 생깁니다. 서식복사는 엄청난 작업 속도의 가속을 가져옵니다. 도형의 모양 뿐 아니라, 글씨와 문단 모양 까지 복사할 수 있습니다. 문서를 편집하다 보면 전체적인 모양을 변경할 때나, 다른 문서에서 복사해 오는 경우도 많은데, 그럴 때 서식 복사는 상당한 능력을 발휘합니다.

좌측의 모양을 우측의 모양으로 바꾸고 싶을 때, 왼쪽을 클릭하고 "서식 복사"를 눌러주면 마우스 커서가 그림 처럼 붓 모양이 생기면서 복사 할 대상 모형을 클릭할 수 있도록 나타나며, 클릭 하면 좌측과 같은 모양으로 서식이 복사 됩니다.

글자 부분 서식 복사는 원하는 글자에 커서를 두고 "서식 복사"를 하면 마우스 커서는 요렇게 모양이 바뀌면서 복사 하고 싶은 글자들을 드래그 해주면 모양이 변경됩니다.

 

4. 맞춤제가 애용하는 맞춤 기능 입니다. 문서를 작성 하다 보면 많은 도형들을 다루게 되는데, 대 제목에 들어가는 이미지라던가 작업하다 보면 이리저리 돌아가고 줄이 안맞는 경우가 많습니다. 그럴 때 정말 유용하게 사용할 수 있는 기능입니다.

사진에서 보시는 것 처럼 빠른 실행 도구 모음 4번에 지정해놓은 상태에서 Alt + 4를 누르면 그림처럼 하위 메뉴가 드롭다운 되면서 알파벳이 나옵니다. 알파벳을 눌러주면 원하는 곳으로 도형들이 맞춰집니다. 맞춤의 알파벳은 그 영어단어로 알파벳이 지정되어있어서 직관적으로 단축키처럼 사용할 수 있어서 좋습니다.Alt + 4 (제가 네번째로 지정해 서 입니다.) 다음에 오는 알파벳들을 정리하면 이렇습니다.

 

Alt + 4 + L : Left - 왼쪽 맞춤
Alt + 4 + C : Center - 가운데 맞춤(세로)
Alt + 4 + R : Right - 오른쪽 맞춤

Alt + 4 + T : Top - 윗쪽 맞춤
Alt + 4 + M : Middle - 가운데 맞춤(가로)
Alt + 4 + B : Bottom - 아래쪽 맞춤

Alt + 4 + H : Horizontal - 가로 간격을 동일하게
Alt + 4 + V : Vertical - 세로 간격을 동일하게

Alt + 4 + A : ? - 슬라이드에 맞춤 (잘 사용하지 않음)
Alt + 4 + O : ? - 선택한 개체에 맞춤 (잘 사용하지 않음)

 

[ 이런식으로 도형을 정렬 하실 때 사용하시면 유용합니다 ]

 

[마찬가지]

 

5. 도형 서식 도형 서식입니다. 도형을 선택하고 도형의 모양을 변경할 때 마우스 오른쪽 버튼을 눌러서 "도형서식(O)"을 들어가서 많이들 사용합니다. 템플릿에 있는 것들을 사용하거나 할 때는 복사해서 붙혀넣거나 하면 되지만, 저만으 템플릿을 만들 때나, 필요한 모양을 만들어 낼 때 그럴때는 꼭 불러내야 합니다. 저는 이렇게 빠른 실행 도구 모음에 설정해두고 Alt+5 를 누르거나, 마우스 오른쪽 버튼을 누르고 "O"를 눌러서 들어갑니다. 두 가지 방법 사용 빈도는 거의 비슷한것 같습니다. 양 손 중에 하나가 다른일로 묶여있으면 Alt+5, 둘다 프리하다면 마우스 우클릭 + "O"를 많이 사용하는듯 합니다. 도형 서식은 사실 도형을 클릭하게 되면 리본 메뉴에 서식에 다 있는 것들입니다. 리본메뉴에서 수정해도 되지만, 저는 습관적으로 "도형서식"을 눌러서 팝업을 띄웁니다. 그 창에서 필요한 것들을 한번에 수정해버리면 되고, 리본메뉴에 없는 디테일한것들을 한번에 잘 볼수 있어서 작업하기에 더 유용하고, 2013으로 넘어오면서 팝업이 아닌 우측에 창으로 생기기 때문에 그대로 두고 계속 작업도 가능합니다.

 

6. 그립압축 그림 압축은 말 그대로 슬라이드에 삽입된 사진의 용량을 압축해서 줄여 주는 기능입니다. 휴대폰 카메라도 요즘에는 고화질이라서 한장에 2~3MB 정도 하고, 사진크기도 엄청 큽니다. 이 사진이 파워포인트에 삽입되면 용량커지고 속도도 느려지는 것을 금방 느낄 수 있습니다. 이럴 때는 압축 기능을 통해서 용량을 줄여 주는것이 좋습니다. 원하는 사진만 용량을 줄이고 싶으면 이 그림에만 적용 박스를 체크해주시고, 다른 그림도 모두 적용하려면 체크를 없애주시면 됩니다.

저는 일반적으로 "문서 해상도 사용" 을 이용합니다. 출력했을 때나 빔프로젝트로 쐈을 때도 차이가 거의 없습니다. 물론 원래 사진의 픽셀이 좋았을 때에 한해서만 그렇습니다. 원래 좋지 못한 화질의 사진은 출력이나, 빔프로젝트로 쏘면 더 흐리게 보입니다. 한가지 더 팁을 드리자면, 사진을 삽입하는 방법이 이것 말고도 외부 폴더에서 드래그 & 드랍을 통해서 슬라이드로 삽입할 수 있는데, 이럴 때는 사진의 픽셀이 원래 사진의 픽셀을 그대로 가지고 들어와서 슬라이드를 덮고도 한참 큰 사진이 삽입될 수도 있습니다. 앞의 2번 "그림"삽입 방법을 쓰면, 슬라이드에 맞춰서 크기가 조정되어 들어옵니다. 용량도 약간 줄어드는듯 합니다. 여하튼, 사진 압축 기능으로 프로그램이 느려지지 않게 작업하실 수 있습니다.

 

7. 정렬 정렬은 앞에서 소개해드린 맞춤의 상위 카테고리 입니다. 저는 파워포인트로 문서를 작업하다 보면 그림이나 개체들이 겹칠 때 앞으로 빼고 싶다거나, 뒤로 넘기고 싶을 때 주로 사용합니다. 이 기능도 역시 알파벳으로 단축키 기능을 사용할 수 있지만, 여러가지 개체가 있을 때 이 개체를 하나의 개체 앞으로만 올리고 싶거나 내리고 싶을 때는 빠른 실행 도구 모움 보다는 리본메뉴에서 사용하시는 것이 훨씬 편합니다. 저는 맨 앞으로 가져오거기나 맨 뒤로 보내기 할 때만 주로 사용하는 기능입니다. 에니메이션이나 글상자를 선택했다던가 했을 때는 그리기도구-서식 리본메뉴가 활성화되지 않아서 찾아가기 귀찮을 때 사용한다는 뜻 입니다. 그리고 가끔 찾기가 어려울 때는 홈 리본메뉴에 가면 있기 때문에 도무지 생각이 안나면 홈으로도 자주 가는 편입니다.

[원하는 개체를 선택하고 빠른 실행 도구 모음으로 가서 맨뒤로 보내기를 합니다.]

 

[ 뒤로 보내 졌습니다. 개체가 여러개라면 여러개 중 제일 뒤로 가게 됩니다. ]

 

8. 단락 마지막으로 단락 입니다. 이 기능은 주로 보고서를 작성 할 때 사용하는 기능으로, 여러줄을 써야할 때 주로 사용하는 기능입니다. 단락에는 ① 들여쓰기 및 간격, ② 한글 입력 체계 이렇게 두가지 탭이 있습니다.

① 들여쓰기 및 간격
이 탭에서 제가 주로 사용하는 것은 간격을 많이 사용합니다. 보고서를 만들 때 공간이 부족할 경우나, 불필요한 공간이 남았을 때 줄간격을 조절해서 공간을 만들거나, 여백을 채워 넣습니다.

그리고 단락에서 앞에 간격을 주게 되면, 엔터키로 넘어간 줄은 값을 준만큼 간격을 띄우게 됩니다.

② 한글 입력 체계

이 탭에서는 "한글 단어 잘림 허용" 기능을 체크박스를 해제 하고 사용합니다. 말이 살짝 이해가 안갈 수도 있습니다. 한글의 한 단어가 잘리는 것을 허용한다 라고 체크되어있는 것인데, 사진에서 처럼 "빠"에서 한줄 내려가 "른실행"으로 나타나는데, 체크박스를 없애면 "빠른실행"으로 다음줄로 넘어가게 됩니다. 보고서의 완성도를 높이기 주로 마지막 단계에 단어라든가 줄편집을 하는데, 이때 유용 하게 사용 가능합니다. 왜 한글은 디폴트 값을 허용으로 해놨는지 모르겠습니다. 영어는 한 단어는 다음줄로 넘어가게 디폴트 값으로 해놨습니다.

이렇게 유용한 8가지 빠른 실행 도구 소개를 마칩니다. 직장인들에게 많은 도움이 되었으면 좋겠습니다. 긴글 읽어주셔서 고맙습니다.

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